Shop Floor Management ó Gestión a Pie de Línea. Pizarras y Reuniones Operativas de Equipo para una nueva cultura de empresa

Shop Floor Management o Gestión a Pie de Línea es una filosofía de trabajo que va siendo adoptada por cada vez más y más organizaciones. Esta filosofía se expresa con algunos de sus elementos protagonistas más visibles, como los paneles con datos y las reuniones operativas en corro de pie.

Sin embargo, Shop Floor Management no consiste en simplemente montar paneles informativos con datos sobre los procesos, sino que propone una verdadera evolución en la cultura de las organizaciones, en el modelo de gestión y en el modelo de participación y de relaciones entre las personas.

Shop Floor Mangement transforma el estilo directivo y el nivel de participación de las personas. Con este nuevo estilo de gestión las decisiones de reajuste de la planificación y de mejora de la producción no se toman ya en la zona de oficina por responsables individuales de nivel medio o alto. Las decisiones salen ahora de conversaciones en equipo que se tienen en el mismo espacio físico donde ocurre el trabajo, ya sea en una planta de producción con su maquinaria o en un centro de servicios. La información y los datos se acercan a las personas de operaciones y se les involucra en la toma de decisiones de lo que haya que sacar adelante cada día. Este estilo de trabajo permite a las personas de producción ser más conscientes de los datos relevantes de las operativas concretas y de la visión global, y esto les facilita focalizar mejor sus esfuerzos individuales y colectivos en lo prioritario en cada momento. 

Los tableros o pantallas de datos y las pizarras de equipo

Lo ideal es que cada equipo genere su propio tablero de datos de forma adaptada a su actividad. Los equipos pueden empezar por tableros con unos pocos datos clave y podrán ir incorporando datos nuevos de forma natural con el avance del tiempo. Los equipos también pueden inspirarse en ejemplos para generar su propio panel y su dinámica diaria de visualización y conversación sobre esos datos.

Informaciones habituales en los paneles, con sus datos, gráficos, notificaciones y señales visuales fáciles:

• Cuestiones de Seguridad
• Cuestiones de Calidad
• Cuestiones de Entregas
• Cuestiones de Producción, tareas, cola de trabajo y planificación.
• Cuestiones de Personas
• Cuestiones de 5S, auditorías y mejoras
• Cuestiones de Mantenimiento
• Cuestiones de Mejora continua
• Cuestiones de Objetivos globales de la organización
• Y cualquier otra información que cada equipo en su contexto pueda apreciar.

Las reuniones operativas diarias

En algunas empresas las llamamos “RBD” (Reunión de Buenos Días). Una analogía de este tipo de reuniones es lo que vemos en el deporte del baloncesto cuando se pide un tiempo muerto para conversar en equipo, analizar situación y acordar acciones, normalmente con el apoyo de una pizarra. Ese tiempo breve sirve también para renovar la energía y la sensación de respeto y apoyo entre las personas.

Las reuniones operativas diarias son reuniones cortas, en corro, de pie, con el apoyo visual del tablero o pantalla de datos y la pizarra.

El equipo repasa los indicadores, la cola de trabajo y las tareas entrantes. El equipo toma consciencia compartida de la situación y decide los ajustes oportunos en los esfuerzos colectivos e individuales para sacar adelante lo que haya que sacar. El coordinador de la reunión toma un rol de orientador-facilitador para favorecer la comprensión, la participación ágil y la toma de decisiones.

Una agenda fija para este tipo de reuniones operativas podría ser:

• ¿Qué hicimos ayer, qué tal ayer?
• ¿Tareas y retos que tenemos para hoy?
• ¿Dificultades que tenemos para hoy?
• ¿Qué, quién, cómo y cuándo? En qué quedamos para hoy, acuerdos y decisiones operativas.

El nivel de éxito de este tipo de reuniones operativas depende de potenciar algunas ideas clave:

• Comunicación interpersonal en respeto y aprecio.
• Consciencia de la situación de la actividad y de los datos relevantes.
• Puntual y breve. Para conversaciones más largas tendremos otro tipo de reuniones.
• Participación de las personas. En la comprensión, en la aportación de retos y dificultades y en la propuesta de acciones y soluciones.
• Autoseguimiento de las propias tareas. Las personas y equipos dan visibilidad ellos mismos al avance de su trabajo. Muchas posibilidades visuales fáciles, cómo códigos de colores, tableros kanban y tarjetas móviles, y otras.
• Consciencia de barco compartido dentro de la empresa entre todos los diferentes departamentos y equipos.

Un nuevo estilo de liderazgo y una nueva cultura de empresa

Shop Floor Management transforma los estilos de liderazgo hacia modelos de mayor consciencia y mayor involucración de la plantilla. Reduce las distancias físicas, emocionales y de comunicación entre los diferentes niveles de gestión de la empresa. Permite que más personas puedan contribuir aportando valor, aprovechando sus capacidades y desarrollando su talento. Combina todo lo que hemos aprendido sobre los modelos Lean o de Producción Eficiente con una propuesta práctica y real para una nueva cultura de empresa.