Coordinación de tareas en equipos de proyecto. La matriz RACI para coordinar funciones, comunicación y colaboración.

Cualquier buen líder podría explicar que generar acuerdos sobre las tareas dentro de un equipo es uno de los elementos claves del éxito. Todo el mundo sabe que conseguir un trabajo bien organizado y coordinado entre todos los miembros del equipo es un pilar fundamental para que la empresa pueda cumplir con su visión y sus estrategias.

Traemos aquí una traducción-resumen del artículo original en inglés sobre la herramienta matriz RACI recientemente publicado en el blog de gestión Teodesk. 

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Los miembros de un equipo de proyecto se seleccionan por sus capacidades particulares, y previsiblemente el proyecto incluye tareas diversas. Estas capacidades y competencias personales son una primera consideración cuando queremos crear un equipo fuerte. La fortaleza de cada miembro del equipo es normalmente el punto de inicio desde el que los líderes comienzan la tarea de asignar roles y responsabilidades.

La productividad del equipo

Un punto a favor de definir roles y responsabilidades es que así se da a cada persona una sensación mayor de autoría y responsabilidad. Hace sentirse a las personas más como parte integral de un proyecto. De esta manera las personas estarán normalmente más dispuestas a invertir tiempo en el proyecto y habrá esfuerzos constantemente crecientes  para crear y entregar un producto de calidad.

Si este paso inicial se salta o se pasa de manera superficial o pobre, los miembros del equipo harán su trabajo pero de forma probablemente demasiado individual o local-territorial en las zonas del proyecto que no estén en su zona de interés. La productividad normalmente aumenta cuando las responsabilidades asignadas están estrechamente alineadas con las habilidades y experiencia de los miembros del equipo.

La colaboración del equipo

Tener una comprensión clara de las funciones y responsabilidades del proyecto permite a los líderes desarrollar un plan-calendario de avance en el tiempo. Por lo tanto, para evitar que los gerentes se sientan frustrados con la eficacia de sus equipos necesitamos como factores clave una buena organización de los equipos y tareas, una buena comunicación interna y una buena colaboración eficaz y efectiva. La colaboración puede definirse en pocas palabras como la situación en la que dos o más personas trabajan juntas para lograr un objetivo común. Esto generalmente se hace compartiendo ideas, habilidades y experiencia. Actualmente,  el uso de programas basados ​​en la nube para comunicarse y colaborar es algo cada vez más común. Incluso esencial. La automatización y digitalización de algunas partes del proceso pueden hacer maravillas para la productividad del equipo.

Que el equipo coopere de forma eficaz no es posible sin montar una infraestructura de trabajo para el equipo. Y esto podemos hacerlo desde la comprensión de las fortalezas de cada miembro y sus potenciales, y definir desde ahí de forma coherente los roles y responsabilidades.

Dificultades en el equipo

Los líderes de equipo pueden delegar tareas pero eso no evita que sigan encontrando dificultades y retos. Muchas de esas dificultades tienen que ver con diferencias de personalidad o con gestión de recursos escasos. Muchas de esas dificultades son previsibles y el jefe de equipo puede trabajar preventivamente con la claridad de las tareas para evitar que el equipo caiga en los agujeros negros del tipo “aquí quién hace qué” o “quedamos entre todos en hacer esto o lo otro pero finalmente está sin hacer”.

Estas dificultades y problemas pueden también reducirse teniendo reuniones regulares, manteniendo un buen sistema visual fácil de avance de las tareas, haciendo chequeos individuales, y reportando e informando del progreso a niveles superiores.

La matriz RACI

La matriz RACI es una tabla sencilla que puede ayudar en muchos casos a que la comunicación, la productividad y la colaboración sean más fáciles de llevar a cabo.

R-A-C-I es el acrónimo resultante de las letras y palabras “R” (Responsble), “A” (Aprobador), “C” (Consultado) e “I” (Informado). Con este acrónimo aplicado a una lista de tareas generamos una potente matriz para visualizar todas las actividades, comunicaciones y tomas de decisiones que debemos llevar a cabo.

El gráfico RACI muestra las respuestas en cada tarea para estas 4 preguntas: 1 ¿Quién es responsable de llevarla a cabo?, 2 ¿Quién debe aprobarla?, 3 ¿Quién debería ser consultado? y 4 ¿A quién debemos mantenerse informado?

“R-Responsable” son las personas que hacen el trabajo. Son los responsable ejecutar las tareas.  

“A-Aprobador” es la persona “propietaria” del trabajo. Él o ella realiza normalmente labores de forma o validación: cerrar la tarea, delegar responsabilidades o aprobar una vez que se haya completado. Dicho de otra forma, el aprobador aprueba el trabajo que le ha entregado el responsable. Normalmente debería haber un solo aprobador final para cada tarea.

 “C-Consultado” son las personas que tienen que ser consultadas  antes de que el trabajo esté terminado. Suelen ser normalmente expertos en las materias y/o personas cuyo feedback queremos tener incorporado. Buscamos siempre con ellos una comunicación bidireccional, una comunicación de ida y vuelta.

 “I-Informados” son las personas a quienes tenemos que tener actualizados con el progreso del proyecto. Una vez que se ha generado en el equipo está  visión del despliegue del trabajo será más fácil para las personas concentrarse en los detalles. Y para fortalecer la comunicación y la colaboración podemos añadir aquí algunas pistas y sugerencias. 

Pistas adicionales y algunas sugerencias 

Brainstormig, la lluvia de ideas. Haga una lluvia de ideas o tormenta de ideas, ya que es una oportunidad ideal para que un equipo se reúna y trabaje en un objetivo común. La lluvia de ideas es una actividad insustituible porque facilita a los equipos un escenario ágil para poder pensar juntos, compartir y discutir ideas.La lluvia de ideas facilita a los equipos un canal para expresar la proactividad como antídoto ante la parálisis o ante la frustración, y permite a las personas del equipo nutrirse unas a otras con diferentes perspectivas.

Definir y re-definir un objetivo común. Para todos los equipos se crea valor cuando las personas trabajan juntas por un objetivo común. Este objetivo, una vez definido y siempre reconsiderado, una y otra vez, les da a las personas una razón significativa para colaborar, compartir y apoyarse mutuamente.

Participación para todos. Un buen liderazgo de equipo brindará a cada miembro del equipo oportunidades iguales o equivalentes para participar y comunicar sus ideas. Participación suficiente para todos.

Identificar todas las tareas y ponerlas todas en valor. Y nos referimos a todas ellas. No importa lo pequeñas o insignificantes que algunas tareas puedan parecer. Asegurémonos de que cada tarea tenga solo un responsable asignado claro. Podemos compartir, discutir y acordar la globalidad de las tareas con las personas involucradas y el modelo RACI en el inicio del proyecto.

Ánimo a todos con vuestros proyectos.

Con agradecimiento al blog Teodesk.