Eficacia y eficiencia en nuestras reuniones y dinámicas de trabajo con otros según Jason Fried

Jason nos propone en una ingeniosa y sorprendente conferencia que nos cuestionemos ciertas dinámicas en los lugares de trabajo. Defiende la tesis de que la mayor causa de ineficacias, ineficiencias y pérdidas de tiempo en el trabajo son los gestores y reuniones (M&Ms – Managers & Meetings) y nos propone algunas pautas.

En opinión de Jason en las empresas, en la oficina, los trabajadores no consiguen trabajar de verdad, ya que son interrumpidos constantemente o tienen que atender a reuniones tremendamente improductivas.

Como solución para encontrar dinámicas de trabajo más eficaces y eficientes, Jason propone tres tipos de ideas, tan creativas y audaces como efectivas:

1. Acordar entre todos los profesionales disponer de un espacio de tiempo concreto a la semana en el que no se puede hablar (por ejemplo los jueves por la tarde silenciosos, al estilo de los viernes informales del tipo casual-friday). Espacios acordados en los que nadie puede interrumpir a nadie.

2. Utilizar mejor algunos medios no inmediatos de comunicación como por ejemplo el mail, y acostumbrarse a que uno activa o desactiva el mail según los espacios de trabajo que tiene o necesita tener. La utilización de dichos medios puede ir acompañado de un código de uso del mail acordado dentro de la empresa y que sea parte de la cultura interna de trabajo.

3. Cancelar reuniones, o sencillamente no atender a las que uno es convocado. Según el propio Jason, uno descubre que no pasa nada si no se tienen esas reuniones.

Las sugerencias de Jason nos pueden resultar extremas, pero probablemente no le falta razón en el diagnóstico que hace, y podemos encontrar pautas en las líneas que comenta:

• ¿Eres respetuoso con el tiempo de los demás profesionales y les interrumpes en el trabajo sólo cuando es absolutamente necesario?
• ¿Cuando necesitas con-centrarte en un trabajo tienes algún mecanismo que te ayude a ser menos interrumpido?
• ¿Reaccionas ante las interrupciones de forma que quede claro que es un recurso que sólo se puede utilizar en casos extremos?
• ¿Tienes algunos momentos profesionales (o incluso personales) en los que desactivas mail y/o móvil?
• ¿Utilizas el mail y el teléfono o móvil realmente con criterios de eficiencia para contigo mismo y para con los demás?
• ¿Vas a cualquier reunión a la que eres convocado o exiges una convocatoria con hora de inicio y final, orden del día, y una justificación de por qué es requerida tu presencia?
• ¿Las reuniones que organizas están bien pensadas y te aseguras de trabajar bien la convocatoria, la selección de los participantes, las razones por las que se les pide atender, la agenda de la reunión, los ritmos y entregables?
• ¿Además de cumplir con niveles de eficacia y eficiencia con respecto a estos temas, haces pedagogía de los mismos para con tus compañeros e interlocutores?

Somos conscientes de que son cuestiones complejas en muchos casos, pero a veces ganar eficacia, eficiencia y productividad está demasiado cerca de nuestras posibilidades como para no hacer nada por ello.

Si no hacemos nada por cambiar el status quo y las dinámicas de trabajo ineficientes, somos parte reforzadora de los mismos.

Para ver la conferencia en inglés (con posibilidad de subtítulos en inglés, castellano, etc) de Jason Fried puedes hacer click aquí.

PD: por cierto, por dejarlo claro, vamos a distinguir los significados de los diferentes términos según la RAE:
Eficacia: 1. f. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
Eficiencia: 1. f. Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.
Efectividad: 1. f. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

abantianBIT creado por:

Ion Uzkudun Amunarriz
Formador facilitador

tel: +34 600 51 40 32
email: iuzkudun@abantian.es
twitter: @ionuzkudun
linkedin: http://www.linkedin.com/in/ionuzkudunabantian/es
www.abantian.es