El sistema operativo dual, del departamentalismo y la jerarquía a la orientación al cliente según «Acelerar» de John Kotter

John Kotter, autor de «Acelerar» y «Leading Change» entre otros,  nos presenta su «Sistema operativo dual», su propuesta para hacer evolucionar las organizaciones y adaptarlas a los tiempos evolutivos que vivimos. Hace ya tiempo que las empresas, equipos de trabajo y profesionales sufren las consecuencias negativas de trabajar de forma organizada. Trabajar con un claro organigrama y con claras líneas jerárquicas puede ser fácil, hace que el contexto de trabajo sea más predecible. Sin embargo fácilmente se cae en la rigidez, en departamentalismos, faltas de colaboración entre departamentos, lentitud en las decisiones, dificultades para que fluya la información, y en definitiva falta de competitividad.

Además, para empeorar las cosas, los diferentes sectores y mercados han ido acelerando su evolución. Desde que empezaron a verse estas dificultades que conllevaba la organización y la estructura más tradicional , y según iban incrementándose las dificultades para evolucionar y ser competitivas las empresas, han ido surgiendo modelos de manos de los principales expertos en la materia. Modelos que permiten superar dichas dificultades para hacer la organización tradicional más evolutiva, más fluida en la que la cultura de trabajo evoluciona al ritmo de los mercados y contextos a los que da servicio.

Los principales modelos han venido de la mano de expertos como Brian Robertson con su «Holacracia», Gary Hammel con su «Management 2.0», Yves Morieux con «Smart simplicity».

Pero en nuestra opinión el más claro para acompañar los cambios necesarios viene de la mano de John P. Kotter y su «Sistema operativo dual», en el que la jerarquía y el organigrama coexisten con otra dinámica en paralelo que Kotter denomina la red. El reto está en comprender bien todos qué funciones le pertenecen a la jerarquía, para qué procesos es, y qué funciones son para la red.

 

Los 5 principios de funcionamiento que plantea John Kotter son los siguientes:

1. Personas empoderadas
2.  Querer vs. Deber
3.  Cerebro y corazón
4.  Más liderazgo
5.  Jerarquía y red

 

Para poder transformar la organización, John P. Kotter propone 8 aceleradores:

1. Crear sentido de urgencia
2. Formar una coalición
3. Crear visión para el cambio
4. Comunicar la visión
5. Eliminar los obstáculos
6. Asegurarse triunfos a corto plazo
7. Construir sobre el cambio
8. Anclar el cambio en la cultura de la empresa

 

 

 

Transcripción del texto traducido al castellano:

«Hola, soy John Kotter y estoy aquí para hablar con usted sobre cómo ser más competitivo en un mundo cada vez más rápido.

Un mundo en el que nos llegan más amenazas desde todo tipo de direcciones diferentes e impredecibles, pero también en el que hay más oportunidades que se abren y cierran más rápido que nunca.

Estoy convencido de que hemos cruzado una línea en la que los viejos métodos que hemos usado para lidiar con esta realidad ya no funcionan. Y quiero hablar brevemente sobre lo que parece funcionar en este mundo cada vez más acelerado.

Para entender esto, he descubierto que es necesario comprender cómo las organizaciones evolucionan con el tiempo, y cómo eso nos lleva a donde estamos ahora. Todas las organizaciones comienzan con una estructura que se parece a un sistema solar dinámico o una molécula. Su ventaja es que pueden ser muy, muy rápidos, muy ágiles, pueden evolucionar con la competencia existente. Comienzan con un grupo de emprendedores, no importa si intentan hacer un nuevo tipo de microchip o un nuevo tipo de galleta con pepitas de chocolate. Atraen a personas que trabajan en diversas iniciativas que podrían ser cualquier cosa: jugar con ideas locas, hablar con los clientes, hacer cosas con aleaciones. Y pueden abandonar esas iniciativas y comenzar otras nuevas.

Sin embargo, si tienen éxito, deben poder fabricar y entregar un producto o prestar un servicio. Y tan pronto como eso sucede, se empieza a ver crecer algo que se hace familiar. Empieza a aparecer algo que parece más una jerarquía, tiene descripciones de puestos de trabajo, tiene procesos, y si continúan teniendo éxito, por supuesto, es esta parte la que tiene que crecer. Y crece, y durante un tiempo breve, tienes ambas cosas, ambos sistemas que tienden a conectarse bien, debido a los emprendedores que desempeñan un papel en ambos y, a veces, a los veteranos que tienen trabajos por un lado y todavía están en ese sistema empresarial. Pero a pesar de lo exitosos que sean, usted sabe qué parte crece, y crece, y en cierto punto no le gusta el viejo sistema emprendedor, impredecible y dinámico, por lo que sistemáticamente lo elimina, y termina con lo que todos sabemos, una organización moderna típica.

Ahora bien, en un mundo que se mueve lo suficientemente lento, esto puede funcionar bien, y lo hace, pero a medida que el mundo comienza a acelerar, deja de funcionar bien. Y entonces, ¿qué hacen las personas inteligentes?, ¿lo aumentan? Agregan comités de planificación estratégica, contratan consultores estratégicos, crean grupos de trabajo inter-departamentales u organizaciones de gestión de proyectos para crear primero y luego ejecutar estrategias. Y si esto se hace bien, funciona, hasta cierto punto. Pero a medida que el mundo se acelera más y más, deja de hacerlo.

Así que continúan por este mismo camino, sucede de manera natural, agregas otro comité, agregas secuencias de trabajo, agregas más piezas de estrategia y, después de un tiempo, todas estas adiciones, adiciones y adiciones en realidad te ralentizan, y el conjunto comienza a hundirse en el barro, a no ser competitivo en la actualidad. Y entonces nos tenemos que hacer la pregunta de ¿Qué podría ser competitivo hoy?, y realmente acabamos de verlo hace un minuto. Ahora, rebobinemos el vídeo… si comienzas ahí y vuelves atrás, vuelve un poco más … ahora, stop!

Ahí está, algo que puede ser confiable y eficiente ahora, y además  puede ser rápido y ágil para maniobrar a través de estos entornos de evolución acelerada. Crea más riqueza, mejores productos y servicios, un excelente lugar para trabajar y, quizás lo más importante, un crecimiento rentable.

Eso plantea la pregunta lógica de ¿Se puede crear esa estructura y obtener esos resultados sostenibles? Sí. Lo hemos probado.

Un conjunto de procesos, procedimientos y métodos, pueden llevar una organización desde donde se encuentre, y comienza a hacer crecer esa pieza de emprendizaje, desde el centro hacia fuera, de una manera orgánica. Mantenga las dos piezas conectadas de una manera muy sólida, y termine con una sistemática y un mecanismo que puede ser confiable, eficiente, rápido y ágil, y puede ser competitivo hoy.

Aquí están las malas noticias: ¿Cuántas organizaciones han tenido éxito en hacer eso? Acerca del punto .001 por ciento. ¡De Verdad! ¡Seriamente!

Aquí están las buenas noticias: no tiene por qué ser así, ¡no es así! Tú puedes cambiar. Puedes crear lo que se necesita. ¿Y cuándo es el momento de hacer eso?

Sin dudas, es ahora.»

 

 

Transcripción del texto en inglés:

Hello I’m John Kotter and I’m here to talk to you about winning in a faster and faster moving world.

A world where more threats are coming at us from all kinds of different, unpredictable directions, but also, in which there are more windows of opportunity opening and closing faster than ever.

I am convinced that we’ve crossed a line in which the old methods that we’ve used to deal with this no longer work. And I want to talk to you briefly about what seems to work in this faster and faster moving world.

To understand this, I found you need to understand how organizations naturally evolve over time, and how that is gotten us to where we are now. All organizations start with a structure that kind of looks like a dynamic solar system, or a molecule. Their advantage is that they can be very, very fast, very agile, they can run around existing competition. They start with a set of entrepreneurs – it doesn’t matter if they trying to make a new type microchip or a new type of chocolate chip cookie. They attract people who work on various initiatives that could be anything – playing around with crazy ideas, talking to customers, doing things with alloys. And they can drop those initiatives and start new ones.

If they’re successful, though, they have to be able to make and ship a product, or deliver a service. And as soon as that happens, you start to see growing something that we would recognize. It looks more like a hierarchy, it has jobs, it has processes, and if they continue to be successful, of course, it’s that part that has to grow. And it grows, and for a brief time you’ve got both – both systems that tend to be hooked together well, because of the entrepreneurs who play a part in both, and sometimes the old-timers that have jobs over on one side and they’re still in that entrepreneurial system. But as successful as they are, you know what part grows, and it grows, and at a certain point it doesn’t like the old entrepreneurial, unpredictable, whipping-around system, and so it systematically eliminates it, and you end up with what we all know – a typical modern organization.

Now, in a slow enough moving world, that can work fine, and it does, but as the world’s starts to speed up, it doesn’t. And so what smart people do, is they augment it – they add strategic planning committees, they hire strategic consultants, they put together interdepartmental task forces or project management organizations to first create, and then to execute strategies. And if this is done well it works – up to a point. But as the world speeds up more and more – it doesn’t.

So they continue along this same path – it happens naturally – you add another committee, you add work streams, you add more strategy pieces, and after a while, all of this addition, addition, addition, actually slows you down, and the whole thing starts to sink into the muck, which obviously does not win today. It raises the question of What could win today?, and actually you just saw it a minute ago. Now, let’s rewind the tape. If you start there, and go back, go back some more… Now stop.

There it is – something that can be reliable and efficient now and can be fast and agile in helping you maneuver through this faster moving environment. It creates more wealth, better products and services, a terrific place to work, and perhaps most importantly, profitable growth.

That raises the logical question of Can you create that and get those results? yes. We’ve proven it.

A set of processes, and procedures, and methods, can take you from wherever you’re at, and you start growing that entrepreneurial piece – from the center on out, in an organic way. You keep the two pieces connected in a very solid way, and you end up with this mechanism that can be both reliable, efficient, fast, and agile, and win today.

Here’s the bad news: how many organizations have succeeded in doing that? About point .001 percent. Really! Seriously!

Here’s the good news: it doesn’t have to be that way – it doesn’t! You can change. You can create what’s needed. And when is the time to do that?

No question – it’s now.

 

 

 

abantianBIT creado por:

Ion Uzkudun Amunarriz
Formador facilitador abantian

tel: +34 600 51 40 32
email: iuzkudun@abantian.es
twitter: @ionuzkudun
linkedin: http://www.linkedin.com/in/ionuzkudunabantian/es
www.abantian.es