Gestión de Proyectos – Una guía sencilla para proyectos sencillos

Vídeo con la experta en gestión de proyectos Jennifer Whitt, directora de ProjectManager.com. [En el vídeo YouTube puedes activar subtítulos automáticos en inglés o traducidos, buscando en la pantalla abajo a la derecha en el botón ‘Configuración / Subtítulos / Traducir subtítulos’]

Jennifer cuenta:

Hola, bienvenidos a mi sesión de pizarra sobre proyectos, hoy con mi ‘Idiot’s guide’ o ‘Guía para torpes’.

Tengo una historia de ‘Back in the day’ (‘en los viejos tiempos’). ‘Back in the day’ trabajé en el departamento de administración de una escuela. Eran tiempos en los que la expresión ‘Gestión de Proyectos’ casi ni existía. Recibí entonces de mi director el encargo de llevar adelante un proyecto. Pensé ‘¡Oh, bien!’, pero poco después pensé ‘¡Oh, no!, ¿Qué es esto? ¿Qué es un proyecto?’… Yo había participado como técnico de IT en varios proyectos muy grandes, y esto ahora parecía un proyecto ‘pequeño’. Mi lección simple aprendida es que si un proyecto es pequeño relativamente al conjunto de la empresa/organización entonces puede gestionarse de una manera más sencilla, de la manera sencilla como se gestionan los proyectos sencillos. Ésta es mi guía con mis recomendaciones clave.

Mi aprendizaje principal fue ‘no gastes demasiado tiempo, dinero o esfuerzo’ si el proyecto es pequeño. Cuando yo recibí aquel encargo de proyecto me sentí muy responsabilizada, sentí que tenía ante mí una verdadera misión. Entonces empecé a trabajar en el tema estudiándolo todo, analizándolo todo, movilizando personas,.. es importante darse cuenta de que puede haber iniciativas que sean proyectos en el sentido de que tengan un inicio, un final y unas producciones esperadas, pero que pueden tal vez gestionarse de una forma sencilla.

Siguiendo esta idea de ‘proyectos sencillos’ veremos una lista de COSAS QUE DEBERÍAS HACER y un lista paralela de COSAS POR LAS QUE NO DEBERÍAS PREOCUPARTE o que NO DEBERÍAS SOBRE-GESTIONAR.

Empezamos.

Qué deberías hacer:

1) UNA LISTA DE TAREAS. Para saber qué es lo que hay que tener completado.
De qué no deberías preocuparte: PLANIFICAR AL ESTILO ‘SIMULACIONES MONTECARLO’. (Llamamos ‘Simulaciones Montecarlo’ a los sistemas inspirados en los juegos de casino que analizan el conjunto de variantes, combinaciones y consecuencias de los diferentes eventos posibles). Puede ser suficiente tener claro el ALCANCE del proyecto y las tareas principales, sin complicarnos desde el inicio con hipótesis de posibles diferentes escenarios.

2) IDENTIFICAR LAS DEPENDENCIAS. Tener claro qué tarea va después de cada otra, cuáles pueden o no pueden empezarse mientras no se termina otra, cómo y dónde pueden generarse posibles retrasos.

De qué no deberías preocuparte: Seguir modelos como el PERT y el ANÁLISIS DEL CAMINO CRÍTICO, o de las EVENTUALIDADES y CONTINGENCIAS.

3) ASIGNAR PERSONAS. Es importante saber quién es responsable de cada tarea concreta.
De qué no deberías preocuparte: No necesariamente preparar MATRICES SOFISTICADAS DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS, o elaborar PLANES DE COMUNICACIÓN SUPER-DETALLADOS. No necesariamente. Si el proyecto es pequeño podemos gestionarlo con una sofisticación pequeña.

4) FIJAR FECHAS-PLAZO PARA LAS TAREAS.
De qué no deberías preocuparte: GENERAR REPORTES DE SEGUIMIENTO ULTRA-ELABORADOS.

5) DOCUMENTAR EL PROYECTO. De manera que la información pueda ser recuperada en cualquier momento posterior.
De qué no deberías preocuparte: Llevar un REGISTRO DE CONTROL DE LAS SUCESIVAS VERSIONES DE LA DOCUMENTACIÓN.

6) CONTROLAR EL TIEMPO Y EL PRESUPUESTO. Todo lo relacionado a costes y pagos, facturas, etc..
De qué no deberías preocuparte si el proyecto es pequeño: ANÁLISIS FINANCIEROS TIPO EVA u otros, no más allá de lo que esté en la expectativa de tu director o con quien hayas coordinado el lanzamiento del proyecto.

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Javier Martín Aldea
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