Tablero Kanban. Un sistema visual para organizar y gestionar las tareas del equipo.

El vídeo adjunto nos presenta una guía básica para manejar un tablero Kanban en un equipo. (Duración vídeo 03:40).

Transcribimos aquí a continuación el texto del vídeo:

Las organizaciones suelen ser muy distintas en apariencia. Pueden ser oficinas, fábricas, estudios, talleres,… pero todas ellas son iguales en algo: todas funcionan con gente. Y esa gente tiene distintas tareas que muchas veces se van acumulando y acumulando y que se pueden volver como un gran peso sobre las propias personas, hasta que todo el equipo termina enredado sin saber cómo avanzar. Si usted tiene este problema seguramente lo verá muy claro. Lo que le proponemos es también tener muy clara una solución.

Lo primero es desatar el nudo de los problemas y empezar a mirar las cosas de otra manera. La idea es aplicar el concepto de Kanban, una palabra japonesa que puede traducirse como tablero visual o también sistemas de tarjetas. Este concepto se aplica a la generación de un tablero de tareas que permitirá mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible libre de estrés.

El tablero es muy simple de armar, cualquier persona puede hacerlo. Las columnas del tablero corresponden a los estados del flujo de tareas y pueden ser específicas para un proceso puntual o bien adoptar una forma genérica de tres columnas: La primera destinada a ‘pendientes’, la segunda dedicada a tareas ‘en proceso’, y la tercera destinada a tareas ‘terminadas’.

El tablero se usa de la siguiente manera: cada tarea que debe realizar una persona se escribe en un post-it y se la coloca en la columna de ‘pendientes’. Cuando la persona se pone efectivamente con la tarea el post-it pasa a la columna ‘en proceso’. Ése es el momento en el que la persona está ejecutando esa tarea. Debe respetar el tablero y dedicarse a ese tema exclusivamente hasta terminarla. Una vez terminada la tarea el post-it pasa la columna ‘terminada’. Entonces sí la persona pasa a realizar una nueva tarea. Si al realizar la tarea la persona se encuentra con algún impedimento, como una falta de información o de materiales para concluirla, entonces debe marcar el post-it con cruz roja o ponerlo en una sección aparte de ‘impedidas’ o ‘paradas’.

Las tareas ‘en proceso’ deben ser pocas. Si la persona mantiene esta columna muy cargada debe enseguida replantearse su planificación y estudiar las causas que le impiden terminar lo que empieza. Aquí es donde el sistema funciona como control: en el tablero pueden observarse claramente estos problemas, detectarse y trabajar sobre la solución concreta.

Durante el transcurso de la jornada todo el equipo puede ver las tareas de cada uno, evitando que dos o más personas hagan lo mismo, asignándose correctamente las tareas y manteniendo con la tensión adecuada el flujo de trabajo. Al final del día las personas pueden visualizar las tareas terminadas, sentirse satisfechas con su desempeño y regresar a su casa con la sensación de haber resuelto temas concretos. El tablero de tareas es una solución dinámica para que los equipos de trabajo nunca pierdan de vista sus priroridades y el sitio hacia el que se dirigen.

Merece la pena añadir que herramientas visuales e interactivas como ésta permiten a los equipos desarrollar su autonomía y avanzar así hacia culturas de empresa más competitivas, más eficientes y más motivadoras.

____

Javier Martín Aldea
formador facilitador abantian

Email: jmartinaldea@abantian.es
linkedin: es.linkedin.com/in/javiermartinaldea/
twitter: @jmartinaldea
www.abantian.es