Comunicar mensajes con eficacia. 10 claves prácticas

Comunicar mensajes con eficacia es uno de los retos principales de cualquier profesional. Conseguir comunicar bien lo que queremos comunicar es una habilidad esencial. Con nuestro mejor ánimo de ayudar presentamos aquí un resumen de 10 claves prácticas para la comunicación de los mensajes que quieras comunicar. Las enunciamos primero y las comentamos a continuación.

1.  Piensa tu objetivo y piensa el titular: escríbelos.

2.  Ser honestos y creíbles.

3.  Piensa en tu audiencia: qué esperan y qué les importa.

4.  Integra a tu audiencia.

5.  Estructura tu discurso en 3 o 4 partes.

6.  Da una visión global elevadora y da unos titulares cortos iniciales.

7.  Claro, fácil, visual y con ejemplos. 

8.  Controla tus emociones.

9.  Controla tu comunicación no verbal.

10.  Resumen claro, próximos pasos y cierre en positivo.

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1.  Piensa tu objetivo y piensa el titular: escríbelos.

Prepara tu mensaje. ¿Qué quieres conseguir en concreto con el mensaje que vas a comunicar? Escribe tu objetivo y tenlo en mente en todo momento. Igualmente, prepara el titular que quieres dejar y escríbelo también. Si no eres capaz de resumir previamente tu discurso en una frase clara y recordable es muy probable que no seas capaz tampoco de explicarlo después con claridad aunque te puedas extender más. Escribe la conclusión, la moraleja, el aprendizaje o mensaje principal. El titular puede tomar muchas formas diferentes: una propuesta de acción (“si bebes, no conduzcas”), una oportunidad (“Yes we can”), un dato movilizador o una realidad impactante (“Cada día …”), un anuncio en modo sereno/positivo (“Vamos a ….”), o una frase que presente a la audiencia una manera racional o emocional de enfocar un tema (“la prevención de riesgos es cosa de todos”). El titular aparece a veces al final como una conclusión lógica de todo el contenido del mensaje presentado, pero normalmente es mucho más eficaz y recordable si comunicamos el titular ya desde el principio. Si presentamos el titular al principio siempre podemos repetirlo nuevamente al final.

2.  Ser honestos y creíbles.

Si no somos creíbles todo lo que digamos no sirve para nada. Incluso nos puede dejar invalidados para otros posibles momentos posteriores. La honestidad es el fruto de muchas cosas, en general simples. La honestidad implica ser coherente entre los cuatro planos de lo que decimos, cómo lo decimos, lo que hacemos y lo que se observa que ocurre. Si hay datos obvios que sean contrarios a nuestro mensaje será mejor que pensemos en cómo tratar esa incoherencia ante una audiencia adulta y potencialmente crítica. También es honestidad reconocer que hay problemas cuando los hay, y también lo es reconocer nuestra propia vulnerabilidad y nuestras emociones. A la credibilidad le ayuda actuar con transparencia y evitar tratar con ocultismo o con posibles rodeos que van a generar desconfianza o incluso ansiedad y reacciones defensivas. Mostrar preparación y conocimiento de los temas es otro factor de credibilidad, que normalmente sólo funciona si antes va precedido de empatía. La credibilidad sube si nos hemos ganado antes ante la audiencia el derecho a ser percibidos como una parte de su colectivo, como miembros de una identidad común compartida. Finalmente además, para la credibilidad es muy importante toda nuestra comunicación no-verbal, lo mencionaremos en otro punto más adelante.

3.  Piensa en tu audiencia: qué esperan y qué les importa.

Menciona desde el principio a las personas de la audiencia. Menciona los antecedentes y las conversaciones anteriores si los hay, y si procede agradece a las personas que han facilitado llegar a este momento. Piensa tú bien en los intereses, necesidades y expectativas de la audiencia al escucharte. Piensa en cuál es su contexto, sus circunstancias, sus otros temas en mente. Si no lo sabes o no lo tienes claro, pregúntalo antes. La empatía es clave. Sé consciente de qué vas a hacer o a decir para que quienes te van a escuchar sientan que de verdad te pones en su lugar. Piensa en sus emociones y en qué puedes hacer para conectar emocionalmente bien con ellos desde el principio. Un ejercicio interesante es escribir las frases principales que estás pensando decir y re-escribirlas a continuación de formas distintas buscando dar con la manera de expresar cada tema con las mayores posibilidades de ser aceptado. Finalmente, no les juzgues. Si les juzgas no te ayudas ni a ti ni a ellos a que te compren el mensaje.

4.  Integra a tu audiencia.

Escucha, pregunta, involucra, incorpora ideas, agradece. Hazlo antes del mensaje, durante y después. Hazlo de forma muy visible y muy fácil. Evita que te perciban en tus mensajes como alguien que “va a lo suyo”. Menciona cómo quieres interactuar con la audiencia, y después hazlo sin chocar. No olvides que probablemente estás comunicando un mensaje para conseguir colaboración. Refuerza, agradece y considera cada interacción que recibas. Aprovecha al máximo cada interacción con la audiencia para mostrar respeto y aprecio y para mejorar tanto la claridad de tus mensajes como la calidad de tus ideas y planes. Si alguien te hace una pregunta cuida cerrar el momento bien con la persona, que quede bien tratado el comentario y que quede bien estimada la persona. Prepárate para posibles objeciones o preguntas difíciles. Que a quien te haga una pregunta-comentario tu manera de responderle no le deje neutro o frío, sino que le deje más cómplice y mejor con respecto al tema y también con respecto a la relación contigo. Y para esos momentos en los que la interacción con la audiencia te pueda producir enfado o alteración de las emociones, recuerda la frase de que quien pierde las formas pierde la razón.

5.  Estructura tu discurso en 3 o 4 partes.

Te ayudará a ti y les ayudará a ellos. Una de las sensaciones peores cuando alguien está comunicando un mensaje es la de que la audiencia desconecta y se pone a pensar en otras cosas. Puede ser horrible. Uno de los mejores antídotos contra esa desconexión es éste: estructura tu discurso en unas pocas partes (2, 3 ó 4), anúncialas al principio con toda claridad, incluso usando números y tus propios dedos para identificarlas, y después vete abriendo y cerrando cada parte con claridad fácil de seguir. Si preparas bien esta estructuración por partes y esta mecánica de comunicarlas verás que es de las cosas más efectivas que puedes hacer para que la audiencia mantenga el hilo y la atención y no desconecte. 

6.  Da una visión global elevadora y da unos titulares cortos iniciales.

Antes has pensado en la audiencia, qué esperan y qué les importa. Piensa ahora también en cómo darles una visión elevada del contexto del tema. No es lo mismo pedir a alguien que pique unas piedras que pedirle que se sume a la oportunidad de un proyecto colectivo de construir una catedral para la ciudad. Explicar una visión global elevadora facilita la comprensión, la involucración y la sensación de respeto y de estima entre todos a nivel personal y profesional, apela a la inteligencia y también a los valores y a las emociones de las personas. La visión global elevadora facilita la motivación. Crea una sensación de viaje compartido, de consciencia de que también otros están haciendo esfuerzos de cara a una oportunidad relevante. Detalles nuevos en una visión global ayudan a superar la inercia de la rutina atrapadora del día a día y facilitan momentos de pensamiento productivo nuevo más elevado. Si eso lo hacemos con unos titulares cortos iniciales nuestro mensaje llegará más fácil, mejor comprendido y aceptado y se retendrá mejor.

7.  Claro, fácil, visual y con ejemplos. 

Ten claro lo que vas a decir. Si no lo tienes claro y preparado te será más difícil contarlo de forma comprensible y resumida. Lenguaje sencillo, llano y directo. Incluso si es posible con ayudas gráficas visuales facilitadoras. Datos clave, frases clave, imágenes clave, en forma fácil de entender. Anécdotas, historias personales, ya sean de pasado, presente o futuro. También podemos explicar cosa en modo preguntas y respuestas, la forma de relacionarnos por ejemplo con Google nos enseña la fuerza del mecanismo de pregunta y respuesta. Prepárate para utilizar ejemplos y equivalencias de datos en lenguaje familiar. Si los datos o ideas no son habituales para la audiencia puedes usar equivalencias comprensibles, por ejemplo para hablar del espacio en metros de una instalación industrial podríamos decir que equivale a x campos de fútbol. Y considera también la fuerza incomparable de utilizar imágenes, sabemos todos que una imagen vale más que mil palabras. Las redes sociales y los informativos de cualquier medio de comunicación nos enseñan la superpotencia comunicativa de los mensajes cortos, fáciles, con imágenes y con emociones. 

8.  Controla tus emociones.

Puedes sentir nervios, enfado, entusiasmo, prisa,.. Puede ocurrirte bien antes o bien al principio del mensaje, o bien puede aparecerte durante la comunicación con la audiencia. Lo normal es que eso afecte tanto a tu manera de expresarte como también a tu manera de gestionar la empatía y la escucha. No se trata en absoluto de esconder las emociones, de lo que se trata es de evitar que de forma inconsciente te lleven a hacer una comunicación menos eficaz. No se trata de por ejemplo no sentirnos enfadados, sino de comunicarnos serenos aunque estemos enfadados. Hay técnicas sencillas de control emocional que podemos utilizar en los minutos previos a la comunicación del mensaje, ya sean técnicas sencillas de relajación (respiración profunda calmada, modulación de voz, mirada serena, elegir pensamientos positivos sobre las personas de la audiencia y sobre las posibilidades del tema,..) como también hay técnicas de activación (ensayar frases clave o gestos clave, realizar en privado gestos energizantes inspiradores, recordar experiencias similares anteriores positivas, y otras). Para los posibles momentos difíciles o preguntas difíciles la clave es otra vez la misma: estemos preparados, tanto de cara a los temas difíciles previsibles como de cara al control sereno de las emociones. 

9.  Controla tu comunicación no verbal.

La comunicación no verbal es también transferencia de información. En muchos casos es la principal transferencia de información que realizamos, la que más comunica, tanto si somos conscientes como si no. Por ejemplo, el simple acto de sonreír cuando nos encontramos con alguien comunica con potencia enorme ideas como apertura, confort, bienvenida, optimismo por el encuentro,.. todo eso y más con una “simple” sonrisa. Y así ocurre con cada gesto y cada tono, ya sea “bueno” o “malo”, ya seamos conscientes o no. Hay miles de gráficos y vídeos sobre comunicación no-verbal, puedes familiarizarte con los gestos más universales. Para avanzar en este tema puedes empezar por hacerte un test de auto-observación de tu comunicación no-verbal durante una semana, tomando consciencia de tus costumbres no-verbales. Es decir, puedes anotar cómo tú personalmente comunicas pensamientos y emociones con tu imagen, tus gestos y tus tonos. Tras esa toma de consciencia reduce o elimina lo menos positivo en esos tres campos (tu imagen, tus gestos y tus tonos), y añade conscientemente gestos concretos intencionados nuevos que comunican o remarcan cosas. Los esfuerzos de autocontrol y de incorporación de gestos y tonos podemos prepararlos y ensayarlos. 

10.  Resumen claro, próximos pasos y cierre en positivo.

Al final de tu presentación, haz un resumen de lo presentado y recapitula los puntos más importantes. Si has estructurado tu discurso en partes y si has utilizado titulares el resumen ahora resultará mucho más fácil, agradable y productivo. La memorización se refuerza al repetir las ideas. Resume los acuerdos y los próximos pasos. Si el tema va a tener seguimiento concreta cómo y cuándo se hará y cómo será la comunicación entre todos hasta entonces. Ofrece ayuda y disponibilidad si alguien necesita apoyo para llevar a cabo lo que se haya acordado. Sé después ejemplar en cumplir con los demás tus propios compromisos. Agradece la colaboración de todos. Cualquier detalle emocional amable en el final reforzará la relación. Refuerza tu disponibilidad para recibir contacto e indica los modos de contactar contigo.

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Puedes pensar ahora:

• ¿Cómo puedes llevar a la práctica estas claves en tu caso?
• ¿Cuál o cuáles de estas claves crees que puedes tú personalmente reforzar a la hora de comunicar tus mensajes?.

 

Dejamos aquí también enlaces a dos abantianBITs anteriores:

• Ayudarnos todos con la resiliencia colectiva. 10 aprendizajes sociales para momentos de dificultad y 10 sugerencias de actuación.
• Vivir y trabajar en incertidumbre, 10 ideas clave«.

 

Un abrazo grande. Ánimo todos.