La reunión operativa diaria de pie o reunión de buenos días. Una práctica clave para una nueva cultura de empresa.

Esta es una reunión diaria, por lo general por la mañana, que permite al equipo mantenerse informado y consciente sobre el progreso de las tareas e identificar las dificultades a superar. En algunos equipos la llamamos RBD ó Reunión de Buenos Días.

Lo ideal sería que esta reunión se hiciera de pie, alrededor de un soporte visual tipo tablero Scrum ó Kanban que pueda actualizarse y del que podamos asegurarnos que se mantiene gestionado. Además de actualizar la información y la visión global la reunión permite también a las personas verse un momento cara a cara y mostrarse a los demás, escucharse, sonreír, empatizar, ayudarse y cultivar el compromiso y el sentido de pertenencia al equipo y a los retos que afronta. Este tipo de reunión se está extendiendo en las organizaciones más punteras y competitivas de todos los sectores y se está convirtiendo también en uno de los pilares del modelo de trabajo de organizaciones que apuestan por una nueva cultura de empresa más basada en las personas y en el fomento del talento y de la colaboración interna.

La reunión debe durar un máximo de 15 minutos, y cada persona debe tener un máximo de 2-3 minutos para hablar. En la reunión cada persona del equipo debe responder a las siguientes 4 preguntas:

1. Ayer: ¿En qué trabajamos ayer?
2. Hoy: ¿En qué vamos a trabajar hoy?
3. Dificultades: ¿Hay algún impedimento/dificultad para poder realizar alguna de las tareas?
4. Acuerdos: ¿Qué acuerdos tomamos a la vista de lo que tenemos hoy por delante?

Resumimos a continuación las sugerencias y propuestas para esta reunión que se recogen en el blog Full-Stack Agile. Agrupamos las sugerencias en 4 bloques: 1. La agenda de 4 preguntas, 2. Problemas que pueden darse, 3. Consejos prácticos y 4. Errores habituales a evitar.

1  La agenda de 4 preguntas 

1. «¿Qué hicimos ayer?». Permite a cada persona actualizar a los demás en su progreso en la tarea en la que está trabajando. Es una manera para que el líder del equipo y todos los demás miembros sigan el progreso sin tener que perseguirlo reactivamente. Si la persona no consiguió hacer nada, entonces algo indicará que hay un problema. O si no va tan rápido como se esperaba tal vez haya habido un problema con la estimación y la carga inicial de trabajo.
2. «¿Qué vamos a hacer hoy?».  Aquí cada miembro del equipo presentará a los demás sus planes para ese día. Esta es una buena manera de asegurar que cada persona es responsable de lo que está haciendo, y que todos son responsables si las cosas no van bien. Si la persona no tiene nada que hacer es bueno que se tenga la reunión al principio del día y se gestione ese problema lo antes posible, de manera que se identifique una tarea a realizar o incluso ayudar a alguna otra persona. Si el equipo puede distribuirse en ese momento la carga de trabajo entrante es ideal que puedan hacerlo ahí, más en una conversación de equipo que en conversaciones particulares del jefe de equipo con cada técnico.
3. «¿Cuáles son las dificultades de hoy?» Este es el punto final para identificar cualquier impedimento o cuello de botella. ¿Qué está impidiendo la productividad? ¿Hay algún problema nuevo que el equipo deba conocer? ¿Podría haber algo bloqueado dependiendo de otro equipo o de otra persona? El coordinador del equipo o facilitador o Scrum Master es responsable de tomar nota de estos impedimentos y luego eliminarlos para el equipo.
4. ¿Acuerdos que tomamos para hoy? Tras compartir información con las preguntas anteriores finalmente los equipos aquí deciden cosas. Son decisiones de equipo, en equipo, entre todos, decisiones colectivas. Los acuerdos para hoy pueden tener diferentes formas: acuerdo del plan de producción del día, acuerdo de tareas y personas, acuerdos de algunas acciones prioritarias, acuerdos de detalles sobre tiempos de todas las tareas o de alguna en particular, acuerdos sobre mini-plan de acción para alguna tarea o iniciativa concreta… Y los acuerdos que tomamos para hoy quedan recogidos a la vista en el soporte visual del equipo para su coordinación diaria. Estos acuerdos son la palanca de autoestímulo y motivación con la que el equipo se impulsa para avanzar ante las dificultades del día a día.   

2  Problemas que pueden darse en esta reunión 

• Los miembros del equipo dan sus respuestas al coordinador o scrum-master o a algún otro miembro del equipo, en lugar de al equipo.
• Las reuniones duran demasiado.
• El equipo comienza a resolver un problema de bloqueo que se ha planteado, desenfocando por completo el objetivo de esta reunión.
• Algunos miembros dan respuestas que son demasiado detalladas y emplean demasiado tiempo con sus explicaciones.
• Los miembros del equipo no acuden a la reunión.
• Algunos miembros del equipo toman esta reunión de pie como un foro de competición interna para exagerar sus logros.
• El equipo responde las preguntas demasiado escuetamente, sin transferir nada significativo a otros miembros del equipo.
• Participantes en la reunión que no son miembros del equipo se hacen cargo de la reunión.
• Los miembros del equipo identifican los mismos impedimentos día tras día, y nunca se resuelven.

3  Consejos prácticos para esta reunión.

1 / Sobre el inicio de la reunión

Empezar siempre a tiempo. No hay nada peor que estar esperando a alguien o que posponer la reunión. Si la reunión de buenos días comienza a las 9:00 am, empiece a las 9:00 am, todos los días sin falta – incluso si no todo el mundo está allí o listo. Probablemente cuando los impuntuales empiecen a perderse parte de la información o de las actualizaciones ocurrirá más fácil que procuren llegar puntualmente. Es una reunión importante, y todos deben entender su importancia.

Hay equipos que hacen sonar alguna canción conocida que han elegido como alarma/sintonía de señal de aviso de que la reunión va a comenzar. Esto provoca que todo el equipo se mueva al tablero de referencia sin más necesidad de convocatoria. Usar recursos como canciones de inicio agrega un poco de humor a la reunión y asegura su carácter informal. Para las personas que se retrasan, hay equipos que tienen acordadas penalizaciones divertidas, por ejemplo tipo «hacer un paso de baile a lo Michael Jackson» o cantar una canción o algo similar.

2 / Sobre la participación

Podemos cuidar tener diversidad en el orden de participación, esta buena práctica tiene muchas ventajas. Hay muchos defensores de que el orden de intervención se decida siempre de forma aleatoria, cada vez. Para esto podemos usar una pelota o a algún juguete lanzable, quien recoge la pelota puede hablar. Esta idea de decidir al azar cada vez quien es el siguiente en hablar promueve que las interrupciones sean mínimas. Ideas como lanzar la pelota al azar ayudan a las personas a permanecer concentradas e involucradas, porque no saben si van a ser los inmediatamente siguientes en hablar. Si la rutina de participación fuese la misma todos los días, la última persona en hablar a veces puede perder el interés durante su espera.

Otra buena manera de promover una buena participación es que el líder del equipo o facilitador o scrum-master falte de vez en cuando a esta reunión. No asistir el líder con un preaviso correcto es una gran manera de promover la auto-organización en el equipo. Si el coordinador habitual no está presente cualquiera debería poder tomar la iniciativa y también aumentar la confianza en los miembros más silenciosos. El equipo puede tener acordadas reglas claras para esta reunión, incluso imprimirlas y pegarlas en la pared a la vista.

3 / Sobre el momento y lugar

Tener la reunión en el mismo lugar y a una misma hora evita cualquier problema con la programación o la ubicación. Tenerla al principio del día es una estupenda manera de comenzar. Al final del día la gente suele estar cansada y queriendo irse a casa. También es importante tener en cuenta que el stand-up no debe ser el desencadenante del comienzo del día. El equipo no debe dejar de trabajar o estar esperando a comenzar sus tareas porque el stand-up no haya comenzado.

4/ Sobre el compromiso de hacerlo en un corro y de pie.

Hacerla en corro y de pie requiere un poco de energía, pero facilita incluir un soporte de visualización tipo tableros o similares y esa ganancia es muy relevante. Hacerla de pie también facilita que todas las personas del equipo participen con intervenciones breves y que puedan ser mejor escuchadas. Nadie debería quedarse en su mesa o estar mirando el teléfono o en el correo electrónico. En un corro nadie tiene que gritar y el contacto visual de todos con todos debe promover la confianza. Si el facilitador o scrum-master observa que la persona que habla sólo se dirige a él, una buena práctica es romper el contacto visual con esa persona, sólo para recordar a todos que también hay otras personas en la reunión.

5 / Sobre las preguntas

Las preguntas centrales son las que hemos mencionado arriba, pero eso no impide jugar con nuevos enunciados de vez en cuando. Por ejemplo, nuevos enunciados de preguntas podrían ser fórmulas como «¿Qué hicimos para cambiar el mundo ayer?», «¿Cómo nos vamos a salir hoy?»,… ¿Cuáles pueden ser obstáculos que tengan la mala idea de interponerse hoy en nuestro camino?… En inglés se le llama «Scrum», que significa «melé», como en el rugby. esto significa que el propósito de la reunión es compactar al equipo y relanzar su energía. Preguntas «más motivadoras» pueden ayudarnos en ese objetivo.

6/ Sobre las prioridades

Una de las principales prioridades debe ser la eliminación de los problemas de bloqueo, todo el equipo debe ser responsable de esto. Identificar el problema, identificar quién es la persona adecuada para resolverlo, identificar su prioridad y actuar sobre él.

También es un buen consejo usar cualquier señal visual para los problemas de bloqueos, para que todo el equipo pueda ver su estado e incluso por lo tanto ayudar si ven que el progreso es lento. Se debe mantener cada intervención en el mínimo y se puede utilizar la «técnica del parking» para los temas que puedan surgir en la reunión pero que no son para tratar en ese momento.

La reunión debe mantener su enfoque original de equipo puesto que esto ayuda a la gente a expresarse de forma abierta y honesta, en lugar de entrar en sensaciones del tipo «estamos aquí reportando diariamente a nuestro gerente». En esa misma línea, evitamos entrar en discusiones técnicas. Esto en difícil con muchos colectivos profesionales, pero las discusiones técnicas deben pararse y sacarse fuera de esta reunión inmediatamente. Esta reunión es para ayudar a comenzar bien el día, para apoyar la mejora, para reforzar el enfoque en las cosas correctas, para reforzar el sentido del equipo, y para comunicarnos todos sobre lo que está pasando. No es para discusiones técnicas. La reunión debe ser motivadora e inspiradora. La gente debe dejar la reunión con propósito y un plan.

7/ Sobre la duración de la reunión y el cierre.

Que sea breve. Cuanto más larga es la reunión las personas se vuelven menos comprometidas. Todos deben entender la importancia de la reunión. Si dura más de 15 minutos entonces lo que estamos haciendo es ir más allá de proporcionar una simple actualización sobre el progreso. Podemos usar el cronómetro que seguramente tendremos en el móvil. Para finalizar la reunión podemos usar alguna «frase de cierre» («Gracias a todos, tened un buen día») o una pregunta de cierre («¿Alguien tiene algo más que añadir?»). A veces puede ser útil para enviar un mini informe o notas después de la reunión, pero conviene ser cauteloso en eso puesto que la gente puede volverse demasiado dependiente de esas notas y no centrarse tanto en la propia reunión.

8 / Sobre la evaluación y mejora continua de la propia reunión.

Revisemos nuestras reuniones. Podemos aplicar las preguntas habituales en una reunión de retrospectiva: 1. ¿Qué ha ido bien?; 2. ¿Qué podría haber ido mejor?; 3 Lecciones aprendidas e ideas de mejora. Esta reunión de buenos días debe tratarse como algo importante y como una simple rutina.

4  Errores comunes a evitar en esta reunión de stand-up: 

• No hacerla de pie
• No hacerla en el mismo lugar o misma hora
• Acumular retrasos por impuntualidades o interrupciones
• No poder contar con jefes de producto u con otros participantes deseables relevantes
• Dedicarse a informar al líder ó Scrum Master sin la preparación necesaria para poder hacerlo de forma breve
• Narrar cuentos y largas explicaciones
• No discutir las dificultades o impedimentos a superar hasta el último minuto
• No tener las actualizaciones relevantes necesarias en el tablero de soporte visual
• Permitir distracciones (atender el móvil, hablar con el de al lado, etc…)
• Comenzar una discusión lateral y alargarla allí en lugar de sacarla de la reunión y postponerla a otro momento.
• No escuchar bien los miembros del equipo unos a otros
• No limitarse a 15 minutos y excederse con facilidad
• No usar un tablero físico de soporte visual.

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Javier Martín Aldea
Formador facilitador abantian

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